KI-Telefonie
Der KI-Telefonassistent, der jeden Anruf annimmt
Eine KI-Rezeption am Telefon, die spricht wie Ihre beste Empfangskraft, direkt in Ihren Kalender bucht und schwierige Anrufe an einen Menschen weitergibt. Tag und Nacht, auf Deutsch und Englisch.
Die meisten Unternehmen verlieren Anrufe, von denen sie nie erfahren. Die Leitung ist besetzt, die Praxis ist geschlossen, die eine Person mit der Antwort sitzt gerade beim Kunden. Jeder verpasste Anruf ist ein Termin, den jemand anderes bekommt. Ein KI-Telefonassistent schließt diese Lücke.
Wir bauen Voicebots, die beim ersten Klingeln abheben. Sie führen ein natürliches Gespräch, antworten auf Basis Ihrer eigenen Informationen, prüfen echte Verfügbarkeiten und tragen den Termin in das System ein, das Sie bereits nutzen. Braucht ein Anrufer einen Menschen, sagt der Assistent das offen und verbindet weiter oder hinterlässt Ihrem Team eine saubere Zusammenfassung.
Wir konzipieren, bauen und betreiben den Assistenten für Sie. Sie brauchen kein eigenes Entwicklerteam und behalten Ihre Telefonnummer.
Was der KI-Telefonassistent leistet
Nimmt beim ersten Klingeln ab
Keine Warteschleife, keine Musik. Der Assistent nimmt jeden Anruf an, auch abends, am Wochenende und in der Mittagspause, wenn der Empfang leer ist.
Bucht in Ihren echten Kalender
Er prüft die aktuelle Verfügbarkeit und trägt den Termin in Ihr Buchungssystem, Ihre Praxissoftware oder Ihren Google- oder Microsoft-Kalender ein. Keine Doppelbuchungen, keine Rückrufliste.
Antwortet mit Ihrem eigenen Wissen
Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Hinweise zur Vorbereitung, Richtlinien. Der Assistent antwortet aus einer Wissensbasis, die wir mit Ihnen aufbauen, nicht aus dem offenen Internet.
Übergibt an einen Menschen
Dringende, heikle oder ungewöhnliche Anrufe gehen an Ihr Team. Der Assistent verbindet weiter oder schickt eine schriftliche Zusammenfassung mit Name, Nummer und Anliegen des Anrufers.
Spricht mehrere Sprachen
Deutsch und Englisch sind von Anfang an dabei, weitere Sprachen auf Wunsch. Wechselt der Anrufer die Sprache, wechselt der Assistent mit.
Sagt offen, dass er eine KI ist
Der Assistent stellt sich als KI-Assistent vor, wie es der EU AI Act (KI-Verordnung) verlangt. Wer lieber mit einem Menschen spricht, kann das jederzeit sagen.
Wo Voicebots am meisten bringen
Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Physiotherapie
Termine buchen, verschieben und absagen, dazu die Fragen, die der Empfang fünfzigmal am Tag hört. Medizinische Fragen gehen immer an das Personal.
Golfclubs, Hotels und Restaurants
Startzeiten, Tisch- und Zimmerreservierungen, Anfragen zu Veranstaltungen und Fragen von Mitgliedern. Ihr Team kümmert sich derweil um die Gäste vor Ort.
Dienstleister und Außendienst
Neue Anfragen qualifizieren, Auftragsdetails aufnehmen und Vor-Ort-Termine buchen. So ruft Ihr Team vorbereitet zurück und fängt nicht bei null an.
Überlauf und Anrufe nach Feierabend
Tagsüber bleibt Ihr Team am Telefon, der Assistent übernimmt den Überlauf und die Nachtschicht.
So bauen wir ihn
- 01
Anrufanalyse
Wir erfassen, welche Anrufe Sie heute bekommen: wer anruft, was die Leute wollen und welche Antworten einen Menschen brauchen. Daraus entsteht das Briefing für den Assistenten.
- 02
Stimme, Gesprächsführung und Wissen
Wir wählen die Stimme, schreiben die Gesprächsabläufe und bauen die Wissensbasis aus Ihren Dokumenten, Ihrer Website und dem Input Ihres Teams.
- 03
Anbinden und testen
Wir binden Ihre Telefonleitung und Ihr Buchungssystem an und testen mit echten Anrufszenarien, bis der Assistent sie so löst wie Ihre beste Empfangskraft.
- 04
Livegang und Verbesserung
Der Assistent geht auf Ihrer Nummer live. Wir prüfen die Transkripte, schließen Lücken und halten ihn aktuell, wenn sich Leistungen, Preise oder Öffnungszeiten ändern.
Die Daten Ihrer Anrufer bleiben unter Ihrer Kontrolle
Ein Voicebot verarbeitet personenbezogene Daten. Deshalb planen wir die DSGVO ab dem ersten Gesprächsablauf mit ein. Aufnahmen und Transkripte bleiben nur so lange gespeichert, wie Sie es festlegen, und Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen.
Wir hosten standardmäßig in der EU. Wo ein gehostetes Sprach- oder Textmodell die richtige Wahl ist, nutzen wir Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, bei denen das Training mit Ihren Daten abgeschaltet ist. Für strengere Anforderungen betreiben wir Teile des Systems auf Infrastruktur, die Sie kontrollieren.
Anbindung an
- Ihre bestehende Telefonnummer und Telefonanlage
- Google Kalender und Microsoft 365
- Praxis- und Buchungssoftware
- CRM-Systeme wie HubSpot und Pipedrive
- Bestätigungen per E-Mail und SMS
- Webhooks und individuelle APIs
Fragen zum KI-Telefonassistenten
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe annimmt und in natürlicher Sprache mit Anrufern spricht. Er versteht das Anliegen, antwortet mit den Informationen Ihres Unternehmens und kann handeln, zum Beispiel einen Termin buchen oder den Anruf an einen Menschen weiterleiten.
Wissen Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent stellt sich als KI-Assistent vor. Der EU AI Act verlangt das bei Systemen, die mit Menschen sprechen, und nach unserer Erfahrung reagieren Anrufer gut auf diese Ehrlichkeit. Wer einen Menschen möchte, kann danach fragen.
Können wir unsere bestehende Telefonnummer behalten?
Ja. Wir leiten Anrufe von Ihrer aktuellen Nummer weiter oder binden Ihre Telefonanlage an. Sie entscheiden, wann der Assistent abhebt: bei allen Anrufen, nur nach Feierabend oder nur, wenn Ihr Team besetzt ist.
Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterhelfen kann?
Er übergibt. Je nach Einrichtung verbindet er live weiter, nimmt eine Nachricht auf oder schickt Ihrem Team eine schriftliche Zusammenfassung mit den Daten und dem Anliegen des Anrufers. Diese Übergaberegeln legen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen fest.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Das kann er sein, wenn er dafür gebaut ist. Wir hosten standardmäßig in der EU, schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, speichern Aufnahmen nur so lange, wie Sie es wählen, und weisen Anrufer auf die KI hin. Außerdem dokumentieren wir die Einrichtung, damit Ihr Datenschutzbeauftragter sie prüfen kann.
Wie lange dauert es, bis ein Voicebot live ist?
Das hängt davon ab, wie viele Anrufarten und Systeme beteiligt sind. Ein fokussierter Assistent für Buchungen und häufige Fragen ist meist innerhalb weniger Wochen live. Einen verbindlichen Zeitplan nennen wir Ihnen nach der Anrufanalyse.
Verpassen Sie keine Anrufe mehr
Erzählen Sie uns, wie Ihr Telefon heute läuft. Wir zeigen Ihnen, welche Anrufe ein KI-Telefonassistent übernehmen kann und was es braucht, ihn zu bauen.